مدیریت زمان برای فروش: امروزه، فروشندگان راه‌های زیادی برای یافتن و ارتباط برقرار کردن با مشتریان احتمالی دارند. در واقع، آن‌ها در داده‌های مشتریان و فرصت‌های تعامل و تماس با مشتریان خود غرق شده اند. اما این فرصت‌ها اغلب فروشندگان را دستپاچه می‌کند.  این برای خبرگان فروش، پارادوکسی را ایجاد کرده است. در سازمان‌هایی با تیم‌های فروش مجهز که در میان داده‌های مشتریان و ردپاهای دیجیتالی آن‌ها غرق شده‌اند، نرخ‌های تبدیل فروش بالاست. اما در فروش سازمانی، این اطلاعات خیلی کارساز نیست. در میان داده‌های نامرتب، بهبود فروش امری مشکل است.با این حال، راهی وجود دارد که هر فروشنده می‌تواند آن را امتحان کنید و از میان نویزهای ناشی از داده‌ها و چند نقطه تماس عبور کند و بهبود نرخ تبدیل فروش به بیش از ۵۰ درصد را محقق کند.

 

چگونگی کار یک فروشنده ماهر در یک کسب و کار صنعتی و پیچیده آورده شده است:

او ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌اش را برای یک ملاقات حضوری با مشتری احتمالی اختصاص داده است.
او ۳۰ دقیقه را برای لحاظ کردن سوالاتش در رابطه با مشتری و برنامه ریزی درباره گام‌های بعدی‌اش اختصاص می‌داد.
او زمانی مازاد را نیز به بلوک زمانی ملاقات با مشتری در حالتی که مشتری به زمان بیشتری نیاز دارد اختصاص می‌داد. به این دلیل که او آمادگی زیادی داشت، مشتری‌ها اغلب از این زمان مازاد استفاده می‌کردند (او هم چنین برنامه روز بعدش را در تقویمش هر شب یادداشت می‌کرد و آن را دست نخورده نگه می‌داشت، و در صورت نیاز می‌توانست زمان پرسش گری‌اش را به آن بلاک اضافه کند.)
او آن زمان دست نخورده را هر هفته برای مطالعه درباره یک مشتری احتمالی بلاک می‌کرد. او تنها به اطلاعاتی که از بازار به دست آورده بود، هر چقدر هم که خوب بودند، اعتماد نمی‌کرد. او این زمان را سرمایه گذاری می‌کرد، چرا که او می‌دانست که مشتریان احتمالی سازمانی، به علاوه اینکه نمی‌توانستند برای تماس زیادی صبر کنند هم چنین از مواجهه با فردی که آمادگی ندارند نفرت داشتند.
نتایج او چه بودند؟ ملاقات‌های موفقیت آمیز با مشتریان احتمالی بیشتر از همتایانش، و یک راهبری برتر و منظم. در عین حال او زمان مشتریان را تلف نمی‌کرد، و زمان خودش را نیز از دست نمی‌داد.

مصرف کارآمد زمان- چه زمان خود چه زمان مشتری- نیاز به تحلیل‌های پیچیده پیش فروش و هم چنین تیم ندارد. این ویژگی تنها در فروشنده است و یک کلید اساسی برای باز کردن قفل نرخ‌های تبدیل بالاتر در مشتری‌های احتمالی است.

مدیریت زمان در فروش چه مزایایی دارد؟

1.  وظایف اداری را حذف کنید
2.  برای عضو مؤثر آماده باشید
3. به وظایف خود بسیار نزدیک شوید
4.  قورباغه را قورت بده (عنوان مربوط به کتاب برایان تریسی)
5.  ادامه دهید
6. برنامۀ روزانۀ خود را با خریدار تنظیم کنید
7. کارهای تکراری را ساده کنید
8.  پیشنهاد ارزش مختصر ارائه دهید
9.  نمونه‌ایمیل بسازید
10.  حواسپرتی‌ها را کم کنید
11. شب قبل فهرست کار را تهیه کنید
12. زمان را بخش‌بندی کنید
13.  استراحت کنید

همۀ ما این جمله را شنیده‌ایم که «زمان سرمایه است». این به‌ویژه دربارۀ فروشندگان صدق می‌کند. تخصیص زمان به مشتری‌ای درمقایسه‌با مشتری دیگر می‌تواند تفاوت بین سر گرفتن یا نگرفتن معامله‌ای یک‌میلیون دلاری باشد.

با مدیریت زمان در فروش برخی فعالیت‌ها می‌تواند رکورد فروش را افزایش دهد؛ در‌حالی‌که تمرکز روی امری دیگر ممکن است شما را به مسیر رکود هدایت کند. مدیریت زمان در فروش یکی از مشکل‌سازترین رشته‌ها برای خبره‌شدن در آن است. نمایندگان فروش همیشه چندین کار مهم دارند که به‌طور هم‌زمان به آن‌ها توجه می‌کنند.

چگونه آن‌ها زمان خود را اولویت‌بندی می‌کنند؟ ازآنجاکه نمی‌توان ساعات بیشتری به روز اضافه کرد، چند برش مدیریت زمان قوی می‌تواند به افزایش بازدۀ آن‌ها کمک کند. دراین مقاله ایران مدیر، سیزده روش از روش‌های دلخواه من ذکر شده‌اند.

۱٫ وظایف اداری را حذف کنید

برای به‌حداکثر‌رساندن مدیریت زمان در فروش ، به‌دنبال کارهایی اداری باشید که بتوانید آن‌ها را خودکار کنید. نمایندگان همیشه چندین کار مهم دارند که به‌طورهم‌زمان در کانون توجه قرار می‌‌دهند و به‌عنوان مزیتی اضافه، می‌توانید انرژی بیشتری به‌سمت فعالیت‌هایی هدایت کنید که در‌واقع مسئله‌ساز هستند‌؛ مانند ارائه‌دادن نسخۀ نمایشی یا پاسخ‌دادن به پرسش‌های سخت. در اینجا، به چند نمونه اشاره شده است:

•  PandaDoc که با HubSpot ادغام می‌شود، ابزاری مناسب برای فروشندگانی است که وثیقۀ فروش ارسال می‌کنند. این به‌صورت خودکار ورود داده‌ها را به مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) متوقف می‌کند؛ درنتیجه مجبور نیستید داده‌های اصلی را کپی کنید یا دوباره بنویسید؛ چراکه می‌توانید آن‌ها را با چند کلیک بدون عیب‌و‌نقص و شخصی‌سازی‌شده و حرفه‌ای بفرستید.
•  نرم‌افزار برنامه‌ریزی مسیر می‌تواند کمک کند کارآمدترین راه را برای حرکت به‌طرف دفاتر مشتریان بالقوۀ خود بیابید؛ یعنی هرگز لازم نیست مسیر خود را دوباره به‌صورت دستی برنامه‌ریزی کنید.
•  جلسات HubSpot به خریداران اجازۀ رزرو فوری فرجه‌های باز در تقویمتان را می‌دهد و باعث می‌شود با زنجیرۀ طولانی ایمیل‌های «فلان زمان چطور؟» یا «متأسفم، سرم شلوغ است» خداحافظی کنید.
•  Todoist برنامۀ فهرست کارها محسوب می‌شود و از هوش مصنوعی در کار برای یادگیری عادات تولید شخصی‌تان استفاده می‌کند و بدین‌ترتیب، وظایفتان را برنامه‌ریزی می‌کند. به‌عبارت‌دیگر، اپلیکیشن زمان بهینه را برای انجام همۀ کارها را خواهد فهمید.
• بهترین ابزارها به کسب‌وکار و وظایف روزانه و نقش خاص شما بستگی دارند؛ بنابراین، هیچ‌یک از آن‌ها به‌معنای ابزاری جامع نیست. نکتۀ اصلی این است که تاحدممکن فعالیت‌های غیرفروشی خود را خودکار کنید.

۲٫ برای عضو مؤثر آماده شوید

هنگامی‌که برای فروش به خارج سفر کرده بودم، مسیر‌های خود را براساس موقعیت مکانی سازمان‌دهی کردم و همیشه تاریخ آخرین ملاقات آن مسیر ذکرشده را داشتم. اگر برای قرار ملاقات باید توقف می‌کردم‌، می‌توانستم سریعاً با گروه‌های دیگر نزدیکم ارتباط برقرار کنم تا جلسۀ جدید را به‌جای رفتن به دفتر یا استراحت در کافی‌شاپ ترتیب دهم.

این تاکتیک دربارۀ فروش داخلی نیز صدق می‌کند. مشتریان همیشه امکان دارد قرارشان را لغو کنند؛ پس فروشندگان همیشه باید آماده باشند تا به فعالیت‌های سودآور دیگر بپردازند.

یکی از ترفندها این است که چرخ‌دنده‌های آن فعالیت‌ها را تغییر ندهید و اعلام کنید آمادۀ تماس اکتشافی برنامه‌ریزی‌شده هستید که یک ساعت به‌طول می‌انجامد. ازآنجاکه در حال تماس تلفنی اکتشافی هستید، آن ساعت قابلبازپرداخت را صرف آمادگی سایر تماس‌های اکتشافی کنید که در آن هفته رزرو کرده‌اید. ذهن شما در آن زمان روی فرایند اکتشافی متمرکز است؛ پس آن را همان‌جا نگه دارید.

مطمئنم برخی از شما به خودتان می‌گویید این توصیه‌ها احمقانه است و باید از این زمان برای پیش‌بینی یا برقراری تماس‌های پیگیری استفاده کنید؛ اما مسئله‌ای وجود دارد.

باید با مدیریت زمان در فروش راهکارهای خود را آماده کرده و برای صحبت با مشتری کاملاً آمادگی داشته باشید؛ چراکه این احتمال وجود دارد وقت خود را برای برقراری این تماس‌ها تلف کنید. نظر من آینده‌نگری فعالیتی است که وقتی به‌عمد برنامه‌ریزی و زمان‌بندی شده باشد، مؤثرتر واقع می‌شود. این ما را به نکتۀ بعد می‌رساند و برنامه‌ریزی برای فروش بیشتر را قوت می‌بخشد.

۳٫ در مدیریت زمان در فروش به وظایف خود بسیار نزدیک شوید

انجام هم‌زمان چند کار افسانه است. مطالعات به‌وضوح نشان داده‌اند مردم واقعاً نمی‌توانند دو كار را به‌طور هم‌زمان انجام دهند و فقط سریعاً بین انجام کار‌ها جا‌به‌جا می‌شوند. این تعویض باعث کاهش تمرکز می‌شود و افراد را کُند می‌کند؛ زیرا ذهن آن‌ها باید روی هر کار متمرکز شود. دربارۀ این موضوع به دو کتاب اشاره شده است: ذهن شما هنگام کار نوشتۀ دیوید راک (David Rock) و تمرکز نوشتۀ دنیل گولمن (Daniel Golemn).

از دیدگاه فروش، وظایف مختلف عضلات ذهنی مختلفی را درگیر می‌کنند. به‌عنوان مثال، ارائۀ نسخه‌های نمایشی به‌ طرز فکر و تمرکز بسیار متفاوتی درمقایسه‌با آماده‌سازی قبل از تماس یا مدیریت کانال ارتباطی نیاز دارد. فروشندگان در مدیریت زمان در فروش می‌توانند از گروه‌بندی فعالیت‌های مشابه سود سرشاری کسب کنند.

برای مثال، اگر یافتن مشتری بالقوه را در نظر بگیریم و بگوییم حامیان سازمان از پست صوتی و ایمیل به‌عنوان مؤلفه‌های اساسی برای جست‌و‌جو استفاده می‌کنند، شما دو ساعت را صرف گرفتن تماس‌های اکتشافی کرده‌اید.

یکی از روش‌ها، گرفتن شماره و برقرارکردن تماس صوتی با مشتری، گذاشتن پیغام و نوشتن ایمیل پیگیری، فرستادن ایمیل و مستندکردن فعالیت در CRM، تعیین‌کردن مشتری جدید برای امتحان‌کردن و دستیابی دوباره به مشتری و سپس حرکت‌کردن به‌سمت مشتری بالقوۀ بعدی فهرست تماس و ادامه‌دادن به تکرار این چرخه برای دو ساعت است. این روش می‌تواند زمان زیادی را به‌دلیل عوض‌کردن کار‌ها تلف کند. راه‌های زیادی برای ساده‌کردن آن وجود دارد که یکی از آن‌ها گروه‌بندی فعالیت‌هاست:

•  اگر برای مدیریت زمان در فروش تمام کاری که کرده‌اید، برقراری تماس و گذاشتن پیغام صوتی بوده است، بررسی کنید ازلحاظ منطقی با چند مشتری می‌توانستید تماس بگیرید. آن چند مشتری را قبل از زمان جست‌و‌جوی برنامۀ زمان‌بندی‌شده‌تان جست‌و‌جو کنید.
• هنگامی‌که زمان دو ساعت جست‌وجویتان فرارسید، فهرست مشتریانی را بیاورید که برای تماس‌گرفتن جست‌وجو کرده‌اید‌.
•  به هر مشتری بالقوه زنگ بزنید و بر‌اساس تحقیق پیش‌تماستان، پیغام صوتی شخصی‌سازی‌شده بگذارید.
•  فقط فعالیت مکالمه را در CRM وارد کنید و به‌سرعت به مشتری بعدی حاضر در فهرست بروید.

بعداً در طول زمان مدیریتی زمان‌بندی‌شده، مجموعه مشتریانی را که با آن‌ها تماس برقرار کرده‌اید، برای فرستادن ایمیل‌های پیگیری بازنگری کنید و در CRM زمان‌هایی را تنظیم کنید که می‌خواهید دوباره به آن‌ها دست یابید.

راه سادۀ گروه‌بندی فعالیت‌ها می‌تواند احتمال تلفنی صحبت‌کردن با مشتری دربارۀ محصول فروش را افزایش دهد.

۴٫ قورباقه را قورت بده

هر فروشنده برای مدیریت زمان در فروش وظایف ویژه‌ای دارد که به‌راحتی نمی‌تواند آن‌ها را تحمل کند؛ ازجمله جست‌وجوی مشتری، واردشدن به فعالیت، نوشتن ایمیل‌های پیگیری و… .

من وظایف خاص خود را دارم و مطمئنم شما نیز دارید. مسئلۀ خنده‌دار این است که همه می‌توانیم راه‌هایی برای سازنده به‌نظر‌رسیدن پیدا کنیم و از همۀ وظایفی دوری کنیم که از آن‌ها بیشترین ترس را داریم. بااین‌حال، با سرمایه‌گذاری بیش‌از‌حد روی کاری برای دوری از انجام کار دیگر، زمان را از دست می‌دهید و رفتاری این‌چنین همیشه شما را در آخر جلب می‌کند. کاری که در انجامش راحت نیستید، انجام دهید و آن را به‌پایان برسانید. درواقع، اگر می‌توانید کار سخت را اول انجام دهید.

۵٫ ادامه دهید

هنگامی‌که فروشنده‌ای موفقیتی تجربه می‌کند یا به هدفی می‌رسد، معمولاً زمانی را استراحت می‌کند تا خود را تحسین کند. با اینکه مخالف استراحت‌کردن نیستم، بهترین زمان برای برقراری تماس یا تنظیم قرار دقیقاً بعد از داشتن تماسی فوق‌العاده یا تنظیم قراری مهم است.

پس اگردر مدیریت زمان در فروش زمان مشخصی را برای انجام کاری اختصاص داده‌اید، بگویید دو ساعت جست‌وجو می‌کنم؛ حتی اگر به موفقیتی دست یافتید، متوقف نشوید. تکانه مقولۀ مهمی است؛ پس وقتی به آن دست یافتید، از دستش ندهید. اگر ادامه دهید، فرصت‌های بیشتری برای تحسین خود دارید.

۶٫ برنامۀ روزانۀ خود را با خریدار تنظیم کنید

 

به‌باور متخصصان فروش، بهترین زمان برقراری ارتباط با مشتری بعدازظهر، صبح زود، ظهر و اواخر صبح یا تعطیلات است. از‌آنجاکه احتمالاً می‌دانید، زمان ایدئالی برای تماس‌گرفتن با خریدار هدف وجود ندارد. این امر واقعاً به رفتار آن‌ها و مدت زمانی بستگی دارد که به انجام کارشان اختصاص می‌دهند.

اگر فروشنده در حال معامله با پیمان‌کار باشد، ساعت دَه صبح زنگ‌زدن مؤثر نیست؛ زیرا آن‌ها مشغول انجام کاری هستند. تماس‌گرفتن با رستورانی شلوغ در طول بعدازظهر، احتمالاً گفت‌و‌گوی مطلوبی در پی نخواهد داشت. تلاش کنید روز خود را براساس زمان‌بندی مشتری مدنظر تنظیم کنید تا از هدردادن زمان و تماس‌های ناخواسته دوری کنید.

۷٫ کارهای تکراری را ساده کنید

من طرفدار نسخه‌های فروش نیستم؛ اما واقعیت این است که اگر در مدیریت زمان در فروش شرکتتان نوع خاصی از خریدار را هدف قرار دهد، بسیاری از مشتریان بالقوۀ شما شبیه یکدیگر خواهند شد. بنابراین، به‌جای تهیۀ فهرستی جدید از سؤال‌هایی که هر دفعه از مشتریان خود می‌کنید، مجموعه‌ای اصلی از کار و سفارشی‌سازی‌تان ترتیب ببینید.

توسعه‌دادن چهارچوبی برای یافتن مشتریان بالقوه راه هوشمندانۀ دیگری است. به معامله‌های موفق قبلی‌تان توجه کنید و همیشه به‌دنبال جزئیاتی بگردید که به کارتان می‌آید.

برای مثال، شاید دانشی را ثبت کرده باشید که در بستن هفت معامله از دَه معامله در CrunchBase پیدا کرده‌اید. هنگامی‌که بدانید کدام منبع داده بیشترین ارزش را دارد، می‌توانید سریعاً هنگام جست‌وجوی فرصت‌های جدید به آن‌ها رجوع کنید.

۸٫ پیشنهاد ارزش مختصر ارائه دهید

جای دیگری که فروشندگان می‌توانند زمان خود را در آنجا هدر دهند، هنگام گفت‌و‌گوی مقدماتی است. در مشاغل فروش، اگر مشتری چند فرم از سؤالات را از شما کند، چه می‌کنید؟ اگر جواب مختصر و مفیدی برای این گونه سؤالات دارید، پس زمان بیشتری برای بحث دربارۀ چگونه کمک‌کردن به مشتری و فهمیدن نیاز‌های اصلی آن‌ها خواهید داشت.

داشتن پیشنهاد ارزش واضح و شمرده در ابتدا احتمال گیرافتادن در توضیحات را کم می‌کند. در مدیریت زمان در فروش هرچه شمرده‌تر با مشتری سخن بگویید، فرایند فروش نیز سریع‌تر می‌شود.

۹٫ نمونه‌ایمیل بسازید

هربار که با مشتری تماس می‌گیرید، نوشتن ایمیل با نام تجاری جدید بسیار ناکارآمد است؛ در‌حالی‌که باید هر پیغام را براساس شخص و وضعیت آن‌ها طراحی کنید. با استفاده از نمونه‌ای از‌پیش‌تعیین‌شده زمان زیادی به‌دست خواهید آورد.

در پوشۀ ایمیل‌های ارسال‌شده، ایمیل‌ها و پیغام‌هایی را جست‌وجو کنید که بارهاوبارها از آن‌ها استفاده کرده‌اید. این فقط شامل ایمیل‌های توسعه نمی‌شود و باید نمونه‌هایی برای پیگیری، ملاقات‌های زمان‌بندی‌شده، تماس‌های تلفنی و… نیز طراحی کنید.

۱۰٫ در مدیریت زمان در فروش حواس‌پرتی‌ها را کم کنید

تمرکزکردن هنگامی‌ سخت است که سایت اتلاف وقت دلخواهتان فقط یک کلیک با شما فاصله دارد. برای اطمینان از متمرکزماندن، از هر عامل ایجادکنندۀ حواس‌پرتی خلاص شوید.

اگر از وب‌سایتی برای کارتان استفاده نمی‌کنید، با استفاده از افزونۀ مسدودکردن وب‌سایت مرورگر کروم (the Chrome Block Site Extension) یا دستورهایی برای مسدودکردن وب‌سایت‌ها در مرورگر سافاری (Safari) آن‌ها را مسدود کنید. همچنین، فروشندگان باید موبایل‌های خود را کنار بگذارند؛ هرچند خیلی سخت است وقتی اعلانی می‌شنوند، آن را نبینند.

۱۱٫ شب قبل فهرست کار را تهیه کنید

به‌جای هدردادن صبح‌های پربار خود برای برنامه‌ریزی روز، شب قبل این کار را انجام دهید. در‌این‌صورت، می‌توانید صبح مستقیم به‌سراغ کار‌های خود بروید. کار‌های این‌چنینی را در مدیریت زمان در فروش به ظهر موکول کنید و حداکثر بهره را از وقت خود ببرید.

۱۲٫ زمان را بخش‌بندی کنید

 

تکنیک Pomodoro مردم را به تقسیم کار‌هایشان به بخش‌های ۲۵‌دقیقه‌ای برای افزایش کارایی تشویق می‌کند. تکنیک‌های مشابهی وجود دارد که مزایای کار را در ۹۰ دقیقه افزایش می‌دهد. بخش‌بندی زمان به شما اجازه می‌دهد جریانی بیابید و بیشترین استفاده را از روز خود کنید

۱۳٫ برای جوابدهی مدیریت زمان در فروش استراحت کنید

تکنیک Pomodoro که به آن اشاره کردم، پیشنهاد می‌کند بین هر بخش زمانی پنج دقیقه استراحت کنید، برخیزید، به اطراف حرکت کنید، به پیاده‌روی کوتاه بروید، مقداری آب بنوشید و به ذهنتان فرصت استراحت و بازیابی و سرحال‌بودن دهید.