ضرورت تعریف وظایف کارکنان یک سازمان

وظایف و مسئولیت کارکنان

وظایف و مسئولیت های شغلی کارکنان در یک سازمان وظایف کلیدی است که همواره باید نسبت به سایر امور غیراساسی در اولویت قرار گیرد. موضوع مهم تر در این خصوص کنترل و نظارت بر این وظایف و مسئولیت ها به منظور حسن انجام کار است. کنترل و نظارت بر وظایف و مسئولیت های کارکنان یکی از مهم ترین ابزارهای مدیریتی است و مدیرانی که در این خصوص با موفقیت عمل می کنند، می توانند از یک سو تأثیر مطلوبی بر کارکنان خود بگذارند و از سوی دیگر نقش محوری در پیشرفت و ترقی سازمان خود ایفا نمایند. همچنین کنترل و نظارت بر وظایف و مسئولیت های شغلی کارکنان در ارتقای سطح توانایی ها و قابلیت های کارکنان در راستای تحقق اهداف و برنامه های سازمان بسیار تأثیرگذار است.

در این ارتباط باید به این مسأله توجه داشت که میان شغل و مسئولیت های شغلی تفاوت بارزی وجود دارد. مقصود از مسئولیت شغلی همان وظایف کلیدی است که در هر موقعیت شغلی باید از اولویت صددرصد برخوردار باشد. در واقع مسئولیت های شغلی باید بیش از هر چیز دیگری در یک موقعیت شغلی مورد توجه قرار گیرد. موقعیت شغلی در واقع ظرفی است که مظروف خود، یعنی همان تکالیف و مسئولیت های شغلی مربوطه را دربرمی گیرد.

این وظایف و مسئولیت ها نیز همگی بر مبنای اهداف آن سازمان یا تشکیلات جمع بندی و نظام مند می شود. تا زمانی که کارمندی در یک موقعیت شغلی خاص قرار دارد، باید به وظایف و مسئولیت های شغلی خود عمل نماید و آنها را در اولویت همه کارها قرار دهد. از سوی دیگر باید به این نکته توجه داشت که هیچ گونه تقدمی از جمله تقدم زمانی مشمول مقوله "شغل یا موقعیت شغلی " نمی شود، زیرا شغل یک کلیت است و نمی توان تقدم را به کل نسبت داد.

کارشناسان مدیریت توصیه می کنند که بهتر است وظایف و مسئولیت های شغلی به صورت مکتوب تعریف شود. انجام این کار در مواردی که مسائل بغرنج و پیچیده در میان است و تغییر و تحولات گسترده ای باید به سرعت اعمال شود، بسیار ضروری است . زیرا در عرصه اقتصاد به هنگام بروز تغییر وتحول در مسئولیت ها و وظایف و نیز به هنگام اعمال اولویت های جدید مسأله تغییر سمت و جانشینی افراد در پست های گوناگون بسیار دشوار می شود. بنابراین باید تکالیف و وظایف شغلی هر موقعیت شغلی را با درنظرگرفتن شرایط اقتصادی روز در یک بستر کاملاً شفاف و قابل درک برای همه تشریح کرد.

این اقدام از اهمیت فراوانی در پیشبرد اهداف سازمانی برخوردار است . شاید برخی از کارکنان به راحتی بتوانند تکالیف و وظایف شغلی یک موقعیت شغلی را تشخیص دهند، اما به این واقعیت باید توجه نمود که این دسته از کارمندان افرادی باهوش به شمار می آیند.از این رو، ساختارهای سازمانی را باید به گونه ای بنیان نهاد که درک آن مستلزم هوش و استعداد فوق العاده نباشد. در نتیجه برای نیل به این هدف وظایف و مسئولیت های شغلی باید به گونه ای شفاف درمورد هر موقیعت شغلی تعریف شود و همگان به سهولت به تقدم و تأخر امور پی ببرند.